Assembly Bytes | Spring, 2016
[tp not_in=”fr”]The 2016 Region 6 Spring Assembly was held the weekend of April 16th in Albany, NY. We had 52 reps and 6 board members present at the event hosted by the most active OA region in the world!
If you—yes you—don’t already do service beyond the group level, we want to make sure you know that service is for everyone! Not only that: it’s vital to your personal recovery. To that end, we decided to put this quick report together to fill you in on all the great work we did in Albany.
Our Shrinking Fellowship, and Our Plans to Reverse the Trend
Year after year, OA worldwide and in our region continues to decline. The Intergroup Outreach Committee (IGOR) has some ideas about how to strengthen OA in our communities:
Intergroup Officer Training Workshops: This item was the hot ticket at this Assembly’s agenda, and it was quite the coup!
The IGOR committee made an emergency motion to amend the 2016-2017 budget to add $15,000 in order to hold three Intergroup Renewal Officer Training Workshops in 2017. The purpose of the workshops is to make all the Intergroups in our region viable, strong, vibrant, powerful bodies to attract more members, support current groups, and improve personal recovery thus improving the overall health of OA.
The same committee also moved to adjust the 2016 budget by $4,800 to allow for one similar training event in the NY area this year to begin the process for respondents who have been requesting/waiting for the officer training workshop since the initial proposal was sent last October.
Both motions were hotly contested with members fulfilling the maximum amount of questions, pro arguments, and con arguments that are allowed by the assembly format. Some, who were concerned about the budget—$15k – were of the opinion that this is a lot of money to spend in a non-convention year (conventions are known to be a good money-maker for the region). This expense could require us to dip into our prudent reserve, although one member stated that there have been sufficient funds leftover in the budget in the prior two fiscal years to cover the cost. Others supported the amendment strongly, as it’s believed the workshops will be worth their cost to strengthen Intergroups region-wide, and to carry the message. Several impassioned members spoke about the need for these officer training sessions in the face of our shrinking fellowship, as they referenced the success of similar workshops that have already taken place.
Ultimately, both motions passed. The IGOR committee will be able to hold its officer training workshops in 2016-2017.
The workshops will be held on a Friday evening and all day Saturday with the Region 6 money allocated for hotel costs; individuals or Intergroups will be responsible for travel and meal costs.
Each officer training workshop can accommodate up to 50 Intergroup Officers (or members who will become officers shortly), and it should be centrally located to be accessible by car from several states.
Region 6 is willing to adjust the budget with the understanding that our reps will now have to work hard to promote these events, ensure they’re well-attended by Intergroup Officers or those who will soon be Officers, and put the new knowledge base to good use.
Building a database: Our IGOR committee chair reached out to all of the Intergroups in Region 6 in an attempt to build a database of Intergroup contacts. Of 38 emails sent, there were only 13 responses.
If you’re reading this, and you’re one of the 25 Intergroups that didn’t respond, consider getting in touch with our Region 6 Coordinator, Mary, at region6coordinator@hotmail.com to assist with this service.
Replacing the Young Persons Committee with the “Unity with Diversity” Committee
The bylaws committee moved to close the Young Person’s committee (it was unchaired and untended for some time). In its place, the committee has proposed that we create a “Unity with Diversity” Committee, a committee that already exists in OA at the World Service level. The purpose of the new committee will focus on outreach that incorporates the melting pot of our region, to better reach people across the racial, gender, sexual orientation, education, income, language and age spectrums. The motion to close the Young People’s committee carried. At the fall assembly, a motion will be put on the floor to create the new committee. If diversity and inclusion is an area of interest, consider attending Region 6’s Fall Assembly to throw your hat in the ring for participation.
Getting Podcasts on the Website! What took us so long?
A member moved to add all convention/speaker event recordings to the Region 6 website to be available for download through iTunes, and available for free across the world. As speaker event recordings are generally sold as a fundraising initiative, these will be made available a year later – generally after the following convention. The motion carried! The Web and Publications committee will work to get these live as soon as we can.
Revamping the Region 6 Website: Cleaner Layout, Stronger Content, and French Language Translations
The Web and Publications committee has three goals for the upcoming season:
We’re excited about our upcoming Website redesign, scheduled for July. Our goal is to make the site easier to navigate, and to make information easier to find. In preparation for the redesign, committee members will go over existing content to cull and organize what’s there, and to better plan management of future content.
The committee also plans to have the new improved Website properly translated into coherent French (as opposed to machine-translated French) in order to better serve our French speaking groups and Intergroups in Canada. This effort is long overdue, and we’re so pleased we’ll be able to reach more of our OA family once this effort is complete.
Finally, committee members are planning to discuss the mandate of “The Messenger,” Region 6’s Assembly newsletter. We wonder if it’s still serving its purpose, and we’ll continue the conversation about how to create content going forward that’s most useful to our members.
Mark Your Calendars: Upcoming Dates for Region 6 Fall and Spring Assemblies, which will all take place in Albany
2016; July 26: Postmark deadline for R6 Scholarships, Public Information Blitz proposals and Motions for Region Assembly
September 24th R6 Fall Assembly
2017: April 8 and September 9th or 16th (pencil it in—we’re still venue shopping)
2018: April 14th and September 29th
2019: April 13th and September 21st
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Une fraternité dont les effectifs diminuent et nos plans pour renverser la vapeur
Au fil des ans, le nombre de membres diminue tant à l’échelle mondiale que dans notre région.
Le comité de liaison avec les intergroupes propose quelques pistes de solutions pour renforcer la présence des OA au sein de nos communautés :
Ateliers de formation destinés aux intergroupes : Ce sujet a fait les manchettes à l’assemblée et ce fut tout un coup !
Le comité de liaison avec les intergroupes a présenté une motion d’urgence pour amender le budget 2016-2017 afin d’y ajouter 15 000$ pour la tenue de trois ateliers en 2017. Ces formations, destinées aux agentes et agents de renouvellement des intergroupes, ont pour but de rendre tous les intergroupes de la région 6 viables, forts et vibrants. On cherche à attirer un plus grand nombre de membres, d’appuyer les groupes existants, et d’améliorer le rétablissement des membres permettant ainsi une plus grande vitalité des OA en général.
Le même comité a également proposé un ajustement de 4 800$ au budget de 2016. Cela permettra de prévoir un atelier de formation semblable dans la région de la ville de New York au cours de l’exercice financier en cours. Ainsi, les intergroupes qui avaient demandé – ou attendaient – l’atelier de formation depuis la proposition initiale déposée à l’assemblée d’octobre dernier, pourront y avoir accès.
Les deux propositions ont été discutées avec beaucoup de dynamisme – tellement, que les opposants et les supporters avaient épuisé le nombre maximal de présentations d’arguments pour et contre permis à l’assemblée. Certains étaient préoccupés de la demande d’enveloppe budgétaire supplémentaire de 15 000$ – ils étaient de l’avis qu’il s’agit d’une somme trop importante pour une année où il n’y a pas de congrès régional (une source importante de revenus pour la région). Il est possible que la proposition nécessite de puiser ces sommes à partir des fonds de contingence. Cependant, un membre a affirmé que les fonds excédentaires des deux derniers exercices financiers pourraient éponger la dépense. D’autres membres appuyaient fermement la proposition et opinaient que le retour sur l’investissement en vaudra la chandelle puisque les ateliers auront renforcé les intergroupes et que le message des OA en sera mieux transmis. Plusieurs membres ont parlé passionnément de la nécessité de ces ateliers de formation à la lumière du nombre décroissant de membres OA et ils ont cité en exemple le succès préalable d’autres ateliers semblables. En bout de ligne, les deux propositions ont été adoptées. Les formations iront donc de l’avant en 2016-2017.
Les ateliers auront lieu un vendredi soir et le lendemain, le samedi. La région 6 assumera les frais d’hôtel. Les membres et les intergroupes devront pour leur part défrayer le transport et les repas des formateurs. Chaque atelier pourra accueillir jusqu’à 50 officiers d’intergroupes (ou des membres qui le deviendront sous peu), et il faudra que l’atelier ait lieu dans un endroit facilement accessible à partir de plusieurs états ou régions.
La Région 6 accepte d’ajuster le budget avec la mise en garde que les délégués devront faire la promotion des ateliers afin de s’assurer qu’ils soient bien fréquentés par les officiers des intergroupes (ou celles et ceux qui ont l’intention de le devenir). Espérons que les nouvelles connaissances acquises lors de ces formations soient mises en pratique de manière à obtenir les résultats escomptés.
Bâtir une base de données : La présidence du comité de liaison de la Région 6 a communiqué avec tous les intergroupes afin de bâtir la base de données des principaux contacts de ceux-ci. Seulement 13 intergroupes d’un total de 38 ont répondu à l’appel.
Si votre intergroupe n’a toujours pas répondu à la demande d’information, veuillez s.v.p. envoyer un message à Mary, la coordonnatrice de la région, à l’adresse courriel region6coordinator@hotmail.com et ainsi l’appuyer dans ses efforts.
Un comité ‘unité dans la diversité’ remplace le comité des jeunes
Le comité des règlements a déposé une proposition pour que le comité des jeunes soit dissout (celui-ci n’ayant, depuis un certain temps, ni présidence, ni membres). Il a été proposé qu’un comité ‘unité dans la diversité’ prenne sa place. Il s’agit d’ailleurs d’une structure qui existe déjà au sein des Services mondiaux des OA. Le nouveau comité aura le mandat de faire du travail de liaison permettant d’intégrer des personnes de race, d’orientation sexuelle, de langue, d’éducation, de revenus et d’âges différents – reflétant ainsi la mosaïque culturelle de la Région 6. La motion de dissoudre le comité des jeunes a été adoptée. C’est à l’assemblée régionale de septembre prochain qu’une proposition sera présentée pour la création du nouveau comité ‘unité dans la diversité’. Si la diversité et l’intégration vous intéressent, vous êtes encouragés à participer à l’assemblée de la Région 6 l’automne prochain.
Les balados sur le site Web des OA: il était temps!
Un membre a proposé que tous les enregistrements de conférencières et conférenciers soient placés sur le site Web de la Région 6, téléchargeables à partir d’iTunes, et disponibles sans frais. Comme les enregistrements représentent une source de revenus lors des congrès, ils ne seront accessibles qu’un an plus tard, à la suite du congrès de l’année suivante. La proposition a été adoptée et le comité du site Web et des publications se chargera de rendre les balados disponibles dès que possible.
Refonte du site Web de la Région 6: mise en page dégagée, contenus plus intéressants et disponibles en français
Le comité du site Web et des publications s’est fixé trois buts pour la prochaine saison :
Nous sommes enthousiastes face à la refonte du site Web de la Région 6, prévue pour juillet. Notre but est d’en faciliter la navigation et de rendre les informations plus accessibles. Avant, il faudra revoir les contenus existants afin d’éliminer ceux qui sont désuets et mieux organiser les informations existantes. Cela permettra de mieux planifier la gestion des futurs contenus.
Le comité prévoit également s’assurer que le nouveau site Web soit entièrement disponible dans un français de qualité (en opposition à une traduction faite par un logiciel). C’est ainsi que nous comptons mieux desservir les groupes et les intergroupes francophones du Canada. Cette initiative se faisait attendre depuis trop longtemps. Nous sommes donc vraiment heureux d’avoir la possibilité de mieux joindre la grande famille des OA dans la langue de Molière.
Finalement, les membres du comité prévoient discuter du mandat du bulletin « The Messenger » (le Messager), le bulletin des assemblées régionales. Comme nous nous interrogeons au sujet de l’utilité de cet outil, nous poursuivrons la réflexion sur la création et la diffusion de contenus pertinents pour nos membres.
Notez les dates suivantes à vos agendas pour les prochaines assemblées de la R6 à Albany, NY
2016: 24 septembre : Assemblée automnale
2017: 8 avril et 9 ou 16 septembre (à confirmer – nous cherchons présentement un hôtel)
2018: 14 avril et 29 septembre
2019: 13 avril et 21 septembre
