REGION 6 SPRING ASSEMBLY

SATURDAY, APRIL 8, 2017

RADISSON HOTEL, ALBANY, NY

 

OA Meeting/ Representative Registration

There was an OA meeting 7:45-8:45 a.m.

First time representative registration was held 8:45-8:59a.m.

 

New Representatives Orientation

Region 6 Trustee Karin H explained the procedures of the Region 6 Assembly to the new representatives in attendance during the orientation that was held 9:00 – 9:45 a.m.

 

Opening Prayer/Welcome

The meeting was called to order at 10:00 am by Chair Debbie H. with The Serenity Prayer in English and in French.

 

12 Steps were read by: Nanc – Green Mountain North IG

12 Traditions were read by: Claire – Nassau County IG

Twelve Concepts 1-6 were read by: Sharon – Connecticut IG

Twelve Concepts 7-12 were read by: Francoise – Montreal English IG

Announcements

The Chair made the following announcements:

• There are 4 motions, 2 bylaws amendments and 2 policy amendments, to be voted on today.
• We tried to give everyone his or her first or second choice. However we had to balance your choices with the needs of the assembly.

Treasurer, made the following announcements:

• Revised mileage reimbursement forms are being uploaded to the website – $0.54 per mile
• Scholarship recipients were reminded to submit the reimbursement form and receipts for their expenses
• There will be a Workshop later in the afternoon presented by the Web & Publications Committee
• Lifeline raffle

Vice Chair, Kelly, made the following announcements:

• Lunch will be served at the Central Atrium Patio on the 1st Floor. Tickets, which were given out at registration, are required to obtain the lunch.
• Brown baggers may only eat in the Hudson room which is next to the restaurant.
• Next Assembly will be held at the Hilton Garden Inn.
• OA literature is also available during the breaks.

 

The committee chairs were introduced and received a list of committee members

 

The Convention Committee announced several details about the Convention which will be held in Toronto, Canada in October 2017.

 

10:30 – 12:10 –Each committee broke out for their meetings

12:15 -1:10 pm – Lunch

1:15- 1:25p – Registration/Break

 

Serenity Prayer

 

Roll Call

The Secretary, Susan, did roll call for the Region 6 Assembly for April 16, 2016.  There were a total of 50 Region 6 Representatives and 6 Region 6 Board members.  Total voting was 56.  A Simple Majority was 29 and a 2/3’s Majority was 37.

 

Adoption of Standing Rules:

The Standing Rules were presented and adopted as presented.

 

Adoption of Agenda:

The agenda for today was adopted as amended.

 

Minutes Fall 2016 Region 6 Assembly:

Debbie H. asked if there were any corrections to the minutes.  Being none the minutes were accepted.

 

Vice Chair, Kelly, made the following announcements:

• OA literature is also available during the breaks.
• Next Assembly will be held at the Hilton Garden Inn.

 

Introductions

Chair – Debbie

Parliamentarian – Ann Warner, Certified Professional Parliamentarian and a member of the American Institute of Parliamentarians

Secretary – Susan

Web & Publications – George

Coordinator – Mary T

Treasurer – Lyn C

Vice Chair – Kelly C

Trustee – Karin H

 

Former Officers:

Diana – Vice Chair and Chair

Don – Vice Chair

Karin – Vice Chair and Chair

 

World Service Officers

Tina Collins – General Service Trustee (Current)

 

Volunteers:

Center Mic Monitor – Mary S., NYS Capital District IG

Timekeeper – Cathy C., Westchester United IG

Registration – Mary S. NYS Capital District IG & Bobbie Mass Bay IG

 

New Representatives and visitors were asked to stand.

 

Minutes Approval Volunteers

Jane H. North Shore IG & Cathy MBI IG

 

Officer Reports:

Officer’s reports were distributed last week via email and made available on-line.  Officers reviewed their reports.  Members were invited to ask questions of each officer.

Chair – no questions

Vice Chair – no questions

Treasurer –

Coordinator –

Secretary – Minutes are the secretary’s report – no questions

Website & Publications Coordinator –

Trustee – Karin reminded the assembly that all Intergroups need to update their bylaws for the definition of a group.  Karin’s term as trustee ends in May of 2018.  She asked everyone to stand up, and then read the qualifications.  As members did not qualify they sat down, until 12 people remained standing.

 

Committee Reports:

One member from each committee presented their Committee Summary Report as follows: Bylaws (Elaine T.), Convention (Lynda B., chair), Finance (Lyn C., chair), Web & Publications (Adam, chair), IGOR (Cheryl Y.), Twelfth Step Within (Jeanette S., chair), PIPO (Claire M., chair) and Unity with Diversity (JP,chair)

 

Writing Assignment for the Newsletter: What does serenity mean to you and how does OA help you achieve serenity on a daily basis? Please send emails to webmaster@oaregion6.org or give hand written pages to the Web & Publications Coordinator, George.  Please add “Writing Session” to the subject line. The deadline is April 22^nd, 2017.

 

2:30 – 2:45 pm Break

 

Convention Committee presented a skit advertising the convention.

 

PI Caucus

Not required

 

NEW BUSINESS

 

BY-LAW/POLICY MOTIONS (order amended)

Motion 3 – Duties and responsibilities of the R6A Officers – Treasurer – Maintain a Prudent Reserve equal to fifty

(50) percent of the current annual budget’s expenses. There was an amended to the motion but it was not carried. The original motion was then revisited – Carried

Motion 1 – Donation to WSO – remove the definition of a prudent reserve from this policy – Carried

Motion 2 – Intergroup Scholarship Fund – Changing the deadline dates for scholarship applications – Carried

Motion 4 – To create a policy for the 7th Tradition Collection at Assembly – Failed

 

The Treasurer reviewed the budget, line by line, and presented the Motion to adopt 2017?2018 Budget – Carried

 

COMMITTEE MOTIONS AS REQUIRED

None

 

7^th Tradition collected $226.52

 

3:38-4:00 p.m. – Break

 

Workshop by Web and Publications Committee –

Traditions Tune-up by Karin

 

Elections at next assembly – qualifications

Thanked Web and Publications committee for workshop

Bylaws committee has offered to do the workshop in the fall

 

 

Life Line Raffle – was won by Jill M of New Hampshire IG

 

First Timers Ceremony

Debbie H. had all the 1st timers come up to the front of the assembly and asked them to remove their blue dots from their name tags.  Debbie H. then said, “You now have your 1st REGION 6 ASSEMBLY behind you.

 

Chair Debbie H. formally made a motion to close the day of business at 5:15 with the OA Prayer.

 

Respectfully submitted by,

 

 

Susan Peters

Region 6 Secretary

 

Minutes Approval Committee

Jane H., North Shore Intergroup

Cathy, Mass Bay Intergroup

 

Committee Reports

BY-LAWS COMMITTEE

Committee Chair: Dorothy

Committee Secretary: Elaine T.

 

Issues discussed during the meeting:

• The group discussed our role; and also points about Bylaws vs. Policies and Procedures; this Assembly is voting on 4 Policies, not bylaws, which is why we weren’t involved in the vetting process.
• Another discussion point was how changes occur when bylaws cite specific OA WSO bylaws. If the OA Bylaw changes, the bylaws of the IG must be changed to reflect those, and don’t have to be voted on, but should be brought to the group for discussion.
• Difference between Bylaws and Procedures: Bylaws define who you are; Policies define how you operate.
• Karin is reviewing Bylaws for groups that have sent them in, to verify they reflect the current changes (specifically about the definition of an OA group)

 

Decisions made:

• The Bylaws committee will do a Bylaws workshop at the next Assembly.

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• We have a budget.
• Vision: List of questions an IG would ask themselves when doing bylaws; (Delyn); writing questions about their bylaws;  handout they could take back to reflect on do our bylaws meet our needs. Also the nuts and bolts of bylaws. When should you consider revisions? (Use the questions to determine if your IG Bylaws reflect “Who we are.”)
• Freetelephoneconference.com; freeconference.com (Meet by phone)
• Lisa Dee has set up an account for the calling info; She’ll send out an email to a website link to Doodle to set up the first meeting; those who don’t feel comfortable using Doodle can feel free to call her using the info on our sign-in sheet.
• Do we want to do a PPT (Francoise has volunteered to do that)
  • Create the Handouts and materials for
  • Do the PPT to help the person running the workshop
  • IP becomes the property of R6
• Assignment: Read your group bylaws; See what questions they spark; compare to Region or WSBC bylaws; or other IGs; send a list of questions to Lisa Dee; she’ll collate and send back to us.

 

Assignments and Deadlines:

• Lisa D. – will handle the conference calling details
• Dorothy and Delyn – will co-chair
• Will meet as needed by phone conference; one member can’t do Sundays
• No judgment by anyone; assume good intentions; raise concerns, ask for explanation.  All opinions welcome.

 

CONVENTION COMMITTEE

Committee Chair: Lynda B.

Committee Secretary: Nancy K.

 

Issues discussed during the meeting:

• 2018 Convention – Need chairs for 2018 convention. Chuck and Karin are willing to consider co-chairing for 2018. They will explore which area might be the best to plan and schedule this. A proposal needs to come to the fall assembly for the 2018 convention.
• 2017 Convention: three tasks to do for the convention: Go to the region 6 website
  • Register on line thru ticket leap
  • Purchase Meal plan
  • Then you will be transferred to register at hotel (need to register through OA website to get reduced rate).
• Number to date: 306 convention registrations, 5 Banquets and 54 meal plans.
• Book hotel on website to get rate traditional room $139 and premium Room is $159.
• Registration is $50 Canadian, banquet is $50 Canadian and meal plan is $180 Canadian which includes banquet. If you don’t buy meal plan, you can plan to come into room after meal to hear speakers.
• If you want to submit a tape for keynote, please submit to convention Chair, Chuck. We need four keynotes. Final date for submission is: April 22nd. Have to be registered in order to submit.

 

Decisions made:

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• Chuck and Karin will explore which area might be the best to plan and schedule 2018.

 

Assignments and Deadlines:

• Convention committee is going to do a site visit on May 28th.
• Lynda will speak with someone to do decorations. And all committee Chairs have been assigned.
• Register by August 15th to get $50 registration fee…please see flyers for specific rates for rooms, etc.
• For those looking to register for service there will be a sign-up link sent to all those registered to allow them to pick their service.

 

FINANCE COMMITTEE

Committee Chair: Lyn C., Region 6 Treasurer

Committee Liaise: Connie

 

Issues discussed during the meeting:

• Goals accomplished since last Assembly:
  • GOAL 1: Reduce number of unknowns on Contribution Report – accomplished
    • How? Working as a team. We had 5 teleconferences since the last assembly
    • Created an updated contribution form informing members what we need to know
    • Asking for help from one another. Liaison fills in the missing info best she can.
  • GOAL 2: Canada can now contribute online – accomplished
    • How? Working with Website coordinator to find out a better way to use PayPal.
  • GOAL 3: Update Bylaws; motions on the Floor – Connie
  • GOAL 4: BUDGET & PowerPoint
• Many “things” are missing from Policies and procedures
• IG could be urged to contribute
• Can we offer anything for small IGs and how to create a budget?

 

Decisions made:

• Make a flyer for website download.

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• Policy & Procedure for bounced checks – Pat & Char
• Description and P&P of Finance Liaison – Connie and Sue
• Budget Request Procedure – Diana & Jay
• Website Finance page – All of us
• Bylaws – Lyn

 

Assignments and Deadlines:

• Conference Call on the 4th Wednesday of each month at 7:15 pm

IGOR (INTERGROUP/OUTREACH) COMMITTEE

Committee Chair: Don

Committee Secretary: Cheryl Y.

 

Issues discussed during the meeting:

• IG Officer Workshops
  • Finishing Rochester workshop organizing
  • Organizing Toronto workshop – beginning steps
  • Sharing ideas from Intergroup and sharing of ideas learned from IG Officer Workshops.

 

Decisions made:

• Specific names and info to be given to Wayne by April 21st for the Rochester training.
• Find a Canadian liaison to work with the convention committee to determine how many Canadian intergroup members will attend Toronto workshop.

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• Determine who will be going to Rochester and Toronto IG Office Workshops

 

Assignments and Deadlines:

• Flyer for Toronto workshop to be made and distributed
• Find a Canadian liaison to work with the convention committee to determine how many Canadian intergroup members will attend Toronto workshop.

 

PIPO (PUBLIC INFORMATION/PROFESSIONAL OUTREACH) COMMITTEE

Committee Chair: Claire M. from Nassau County IG

Secretary: Robin H. from Central Maine IG

 

Issues discussed during the meeting:

• Temporary Chair was voted in. Election of Chair for full year will occur at Fall Assembly
• Policy and Purpose of Committee read to explain purpose of PIPO
• Committee members from the past year reviewed the development of PIPO proposal application form, instructions to complete application and the reporting follow-up information of Blitz results.
• Procedure for PIPO provision of funds needs to be clarified from start to finish. This will be the task of committee in the coming months so IG’s have simple directions for the process. This will also clarify the roles and flow of communication between the IG, R6 Board and PIPO Committee.

 

Decisions made:

• Application of Blitz application as it stands was approved by committee to be submitted to R6 Board for approval in June. Once approved, it will be able to be put on website for use by IGs.
• The current form for reporting results of Blitz to the PIPO committee needs more review before being ready to submit to the Board. Committee will also consider having it is in the form of a fillable PDF.
• Susan, as R6 Board mentor, will need to be included in the electronic communication loop for PIPO Chair to prevent lapse in communication and to stay abreast of all Blitz requests and their status.

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• Chair will send all committee members a link to ZOOM for use of video/phone conferencing between assemblies.
• Two sub-committees have been formed to review Procedures document and revision of Blitz follow-up form.
• Susan will send to committee members the PIPO promotional flyer and sections of R6 Policies and Procedures and By-laws that pertain to PIPO

 

Assignments and Deadlines:

• Nance and Sharon will begin reviewing Procedures for simplification and development of flow chart
• Kara and Claire M. (from NH) will continue to work on the Blitz follow-up form. The committee will complete recommendations by next meeting so form may be submitted to the Board for approval.
• Phone/video conference is scheduled for May 18th at 7PM

 

TWELFTH STEP WITHIN COMMITTEE:

Committee Chair: Jeanette S.

Committee Secretary: Pauline S

 

Issues discussed during the meeting:

• Whole committee-review handbook, goals, challenges, ideas, actions for diversity including atheists, reaching out to outsiders, minority groups, meeting format including diversity statement.

 

Decisions made:

• We received money of $1,000.00 to use for grants for workshops in our budget. We will create a scholarship application and post on Region 6 website.
• Created a subcommittee with several people for Unity with Diversity, and they went into their own discussion group.

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• We will create a scholarship application for groups to apply for money to support Welcome Back Workshops
• Give list of 5 reasons to have a Welcome Back Workshop
• Design a template for a Welcome Back Workshop
• Will make phone calls on the 12 of every month
• Review the OA literature for 12 Step Within and relapse

 

Assignments and Deadlines:

• Kelly will send us the template she has for the Welcome Back Workshop
• Have the flyer for making phone calls posted to Region 6 website
• Review the OA literature for welcome back and relapse information

WEBSITE AND PUBLICATIONS COMMITTEE:

Chair: Adam

Secretary: Jen W

 

Issues discussed during the meeting:

• The Web and Pub Committee does not have specific Committee procedures. We decided to include basic procedures that other committees have and then we will work on something more detailed for the committee for next Assembly.
  • We decided we will include these three items:
    • Meetings are to be held at each Regional Assembly and at the discretion of the Chair
    • The Chair will be appointed by the Committee by a majority vote at the Fall Assembly
    • The members of the committee will be given the opportunity to share ideas and express needs from their areas
• George suggested: Will make sure that all pertinent information is posted on the website in a timely manner
• Attendance taken
• Conference Calls: We have conference calls 1-2 times in between Assembly. Next call will be June 11 at 10:30 am
• Convention Flyer in French: If R6 Convention Committee needs help with translation of materials, we can give them information for the professional translator we use
• Assembly Bytes
  • Notes: Andrew will take the notes
  • Compilation: Mike will compile the notes into the Assembly Bytes
• Workshop Planning. We are conducting the workshop this afternoon and the group discussed the outline and planned for the workshop.
  • Break into groups (5)
  • Tour of the Website- George (15 minutes)
  • Scavenger Hunt- George at front and two members with microphones fielding questions/providing support in the audience (25 minutes)
• Translation of R6 Website
  • Carmen phoned in on Skype. Carmen is working to review the French translation of the site. First Carmen will translate what she can, then she will look at OA.org website to see what we can bring over that is already translated, then if further funds are needed, we will request funds by November 1 and by then we will need to have a detailed cost estimate
  • Deadline mid-October for Carmen to give George details of what we need to ask for translation for including word count
  • Sophie is our professional
  • Approved minutes from 2016 Spring Assembly, Letter from Debbie, Letter from Karin to translate. Once translated, we send them to Carmen for proof-reading and then we can publish them on the website.
• Discussion of Committee Name: Should we change the name to attract more people to the committee so that they know that our committee includes writing newsletter content not just website maintenance crew. We will address this in our policies and procedures. George will mention this in his report in today’s Assembly meeting.

 

WEBSITE AND PUBLICATIONS COMMITTEE continued:

 

Decisions made:

• We will ask Mike C to have the written up Assembly Bytes by April 15, 2017
• We will have a conference call on June 11
• We will work to create our committee policies and procedures details by next Assembly

 

Goals and Actions which will be completed by next assembly:

• Publish Assembly Bytes by April 22, 2017
• Ask the Board for approval of Assembly Bytes by April 20, 2017
• Ask Mike C to have the written up Assembly Bytes by April 15, 2017
• Conference call on June 11
• Create our committee policies and procedures details by next Assembly

 

Assignments and Deadlines:

• Deadline mid-October for Carmen to give George details of what we need to ask for translation for including word count
• Carmen will proof-read the materials from Sophie so that they can be published to the website
• We need to publish the English 2016 Spring Assembly and Fall 2016 letters from Karin and Debbie to the website. Jen will work with George to publish this
• Adam will send out the conference call number to participants in advance of the June 11 conference call
• Adam to reach out to Debbie and Karin to request for their letters this week. We will ask for them to get us their letters by June 3
• We need to get the unapproved minutes from Susan by June 3. Adam will request it
• Jen will ask Metro NYC Pub committee to proofread the unofficial minutes and the letters from Debbie and Karin
• Carmen and Adam will work together to create a skeleton draft of our committees policy and procedures
• We will send our policies and procedures to the board before next Assembly
• Carmen will ask Dominique (from Carmen’s IG) to translate Assembly Bytes into French and if she is not open to it, George will ask Sophie to translate it. Carmen will send unapproved minutes to Dominique so that she can decide if she can translate

ASSEMBLÉE DU PRINTEMPS DE LA RÉGION 6

LE SAMEDI 8 AVRIL 2017

HÔTEL RADISSON, ALBANY, NY

 

Réunion d’OA et inscription des représentants

Une réunion d’OA a eu lieu de 7 h 45 à 8 h 45.

L’inscription des nouveaux représentants a eu lieu de 8 h 45 à 8 h 59.

 

Activité d’orientation des nouveaux représentants

Karin H., trustee de la Région 6 s’est occupée de l’orientation des nouveaux représentants qui étaient présents, de 9 h à 9 h 45, en leur expliquant le fonctionnement de l’Assemblée de la Région 6.

 

Prière d’ouverture et mot de bienvenue

La réunion a été appelée à l’ordre à 10 h par Debbie H., présidente, qui a récité la prière de la sérénité en anglais et en français.

 

12 Les Étapes ont été lues par Nanc (intergroupe Green Mountain North)

12 Les Traditions ont été lues par Claire (intergroupe Nassau County)

Les Concepts de 1 à 6 ont été lus par Sharon (intergroupe Connecticut)

Les Concepts de 7 à 12 ont été lus par Françoise (intergroupe anglophone de Montréal)

 

Communiqués

La présidente a annoncé ce qui suit :

• Nous voterons aujourd’hui sur 4 propositions, 2 modifications aux règlements et 2 modifications aux politiques.
• Nous avons essayé d’accorder le premier ou le deuxième choix de tous. Il a toutefois fallu tenir compte des besoins de l’Assemblée et trouver un équilibre.

Le trésorier a fait les annonces suivantes :

• Les formulaires de remboursement du kilométrage ont été versés dans le site Web. Le taux est de 0,54 $ le mille.
• Les personnes qui ont reçu des subventions ont été priées de présenter le formulaire de remboursement accompagné des reçus de leurs dépenses.
• Un atelier sera animé par le comité du site Web et des publications cet après-midi.
• Tirage Lifeline

Kelly, vice-présidente, a annoncé ce qui suit :

• Le diner sera servi sur la terrasse de l’atrium central, au rez-de-chaussée. Les billets, remis au moment de l’inscription, sont requis pour obtenir le diner.
• Ceux qui ont apporté leur diner peuvent seulement manger dans la salle Hudson, adjacente au restaurant.
• La prochaine Assemblée aura lieu à l’hôtel Hilton Garden Inn.
• Les publications d’OA seront aussi disponibles pendant les pauses.

 

Le président de chaque comité a été présenté et a reçu la liste des membres de son comité respectif.

 

Le comité des congrès a mentionné quelques précisions sur le congrès, qui aura lieu à Toronto, au Canada, en octobre 2017.

 

10 h 30 à 12 h 10 : Chaque comité s’est rassemblé pour les réunions

12 h 15 à 13 h 10 : Diner

13 h 15 à 13 h 25 : Inscription/pause

 

Prière de la sérénité

 

Présences

Susan, la secrétaire, a pris les présences de l’Assemblée de la Région 6, le 16 avril 2016.  Il y avait en tout 50 représentants de la Région 6 et 6 membres du conseil d’administration de la Région 6, ce qui portait le nombre total de votants à 56. La majorité simple était de 29, et la majorité des deux tiers, 37.

 

Adoption des règlements actuels

Les règlements actuels ont été présentés, puis adoptés tels quels.

 

Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour d’aujourd’hui a été adopté après avoir été modifié.

 

Procès-verbaux de l’Assemblée d’automne de la Région 6

Debbie H. a demandé si des corrections avaient été apportées.  Comme il n’y en avait aucune, les procès-verbaux ont été acceptés tels qu’ils ont été présentés.

 

Kelly, vice-présidente, a annoncé ce qui suit :

• Les publications d’OA seront disponibles pendant les pauses.
• La prochaine Assemblée aura lieu à l’hôtel Hilton Garden Inn.

 

Présentations

Présidente : Debbie

Parlementaire : Ann Warner, parlementaire agréée et membre de l’institut américain des parlementaires

Secrétaire : Susan

Site Web et publications : George

Coordinatrice : Mary T.

Trésorière : Lyn C.

Vice-présidente : Kelly C.

Karin H. : trustee

 

Anciens membres du conseil d’administration

Vice-présidente et présidente : Diana

Vice-président : Don

Vice-présidente et présidente : Karin

 

Membres du conseil d’administration des Services mondiaux

Trustee de service général actuelle : Tina Collins

 

Bénévoles

Responsable du microphone central : Mary S. (intergroupe NYS Capital District)

Chronométreuse : Cathy C. (intergroupe Westchester United)

Inscription : Mary S. (intergroupe NYS Capital District) et Bobbie (intergroupe Mass Bay)

 

Les nouveaux représentants et les visiteurs ont été priés de se lever.

 

Bénévoles responsables de l’approbation des procès-verbaux

Jane H. (intergroupe North Shore) et Cathy (intergroupe MBI)

 

Rapports des membres du conseil d’administration

Les rapports des membres du conseil ont été distribués par courriel la semaine dernière et ont été publiés en ligne.  Les membres du conseil ont alors révisé leurs rapports.  Les membres ont été invités à poser des questions aux membres du conseil.

Présidente : aucune question

Vice-présidente : aucune question

Trèsorier :  –

Coordinatrice : –

Secrétaire : Le procès-verbal se trouve dans le rapport de la secrétaire; pas de questions.

Coordonnateur du site Web et des publications : –

Trustee : Karin a rappelé à l’Assemblée que tous les intergroupes doivent mettre à jour la portion de leurs règlements qui porte sur la définition d’un groupe. Le mandat de Karin à titre de trustee se termine en mai 2018. Elle a demandé à toute l’assistance de se lever, puis a lu les exigences. Les membres qui ne satisfaisaient pas aux exigences se sont assis, jusqu’à ce qu’il reste 12 personnes debout.

 

Rapports des comités

Un membre de chaque comité a présenté le rapport sommaire de son comité : Elaine T., du comité des règlements, Lynda B., présidente du comité des congrès, Lyn C., présidente du comité des finances, Adam, président du comité du site Web et des publications, Cheryl Y., du comité IGOR, Jeanette S., présidente du comité de la Douzième étape à l’intérieur du mouvement, Claire M., présidente du comité d’IP et JP, président du comité de l’unité et de la diversité.

 

Activité d’écriture pour le bulletin : Que signifie la sérénité pour vous et comment le mouvement d’OA vous aide-t-il à trouver la sérénité au quotidien? Veuillez transmettre vos réponses par courriel à webmaster@oaregion6.org ou remettre vos feuilles de réponse à George, coordonnateur du site Web et des publications en écrivant comme objet « Writing Session ». Le délai est le 22 avril 2017.

 

14 h 30 à 14 h 45 : Pause

 

Le comité des congrès a présenté un sketch pour faire la publicité du congrès.

 

Caucus d’IP

Non nécessaire

 

AFFAIRES NOUVELLES

 

PROPOSITIONS SUR LES RÈGLEMENTS ET LES POLITIQUES (ordre modifié)

Proposition 3 – Tâches et responsabilités des membres du conseil d’administration de la R6; Trésorier; Maintenir une réserve prudente équivalant à cinquante (50) pourcent des dépenses annuelles du budget. Une modification à la proposition a été suggérée, mais elle n’a pas été acceptée. La proposition initiale a été revue. Adoptée.

Proposition 1 – Dons au Bureau des Services mondiaux; supprimer la définition de prudente réserve de cette politique. Adoptée.

Proposition 2 – Fonds de subventions aux interrgoupes; modifier la date limite de soumission des demandes de subventions. Adoptée.

Proposition 4 – Rédiger une politique portant sur la collecte de la Septième Tradition lors de l’Assemblée. Rejetée.

 

Le trésorier a examiné le budget, un poste à la fois, et a présenté une proposition visant à adopter le budget 2017-2018. Adoptée.

 

PROPOSITIONS DES COMITÉS SELON LE CAS

Aucune.

 

Collecte de la Septième Tradition : 226,52 $

 

15 h 38 à 16 h – Pause

 

Atelier animé par le comité du site Web et des publications

Atelier de mise à niveau sur les Traditions animé par Karin

 

Élections de la prochaine Assemblées : exigences

Remerciment adressés au comité du site Web et des publications pour l’atelier.

Le comité des règlements a proposé d’animer l’atelier de cet automne.

 

 

Le tirage Lifeline a été remporté par Jill M. (intergroupe New Hampshire).

 

Cérémonie des nouveaux venus

Debbie h. a invité tous les nouveaux venus à s’avancer et à retirer le point bleu de leur porte-nom.  Elle leur a ensuite annoncé « Votre première Assemblée de la Région 6 est maintenant derrière vous! »

 

Debbie H., présidente, a Diana G., présidente, a formellement déposé une proposition voulant que la séance soit conclue à 17 h 15 avec la prière d’OA.

 

Soumis avec respect par

 

 

Susan Peters

Secrétaire de la Région 6

 

Comité d’approbation des comptes rendus

Jane H. (intergroupe North Shore)

Cathy (intergroupe Mass Bay)

 

RÉGION 6

ASSEMBLÉE DU PRINTEMPS 2017

8 AVRIL 2017

RAPPORTS DES COMITÉS

 

 



COMITÉ DES RÈGLEMENTS

Présidente du comité : Dorothy

Secrétaire du comité : Elaine T.

 

Questions examinées pendant la réunion :

• Le groupe a soulevé le rôle du comité ainsi que des questions concernant les règlements et le guide des politiques et des procédures. Cette Assemblée se prononcera par un vote sur quatre politiques, et non pas des règlements, raison pour laquelle nous n’avons pas participé au processus de vérification.
• Le comité a aussi mentionné que des changements surviennent lorsque les règlements citent des dispositions tirées précisément des règlements du Bureau des Services mondiaux. Si les règlements d’OA sont modifiés, ceux de l’intergroupe doivent être mis à jour pour refléter les changements. Le vote n’est alors pas nécessaire, mais les nouveautés doivent être présentées au groupe aux fins de discussion.
• La différence entre les règlements et les procédures : Les règlements établissent notre identité, et les politiques définissent notre façon de fonctionner.
• Karin révise actuellement les règlements des groupes qui les lui ont envoyés afin de vérifier qu’ils reflètent les dispositions actuelles (particulièrement en ce qui concerne la définition d’un groupe d’OA).

 

Décisions :

• Le comité des règlements offrira un atelier sur les règlements pendant la prochaine Assemblée.

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• Nous avons un budget.
• Vision : Liste de questions que doit se poser un intergroupe au moment d’élaborer des règlements (Delyn); écrire les questions sur leurs règlements; possibilité de créer un document à distribuer et à récupérer pour faciliter la réflexion et répondre à nos besoins. Quant aux détails techniques des règlements, à quel moment doit-on envisager les révisions? (Utilité des questions pour déterminer si les règlements de votre intergroupe reflètent «?notre identité?».)
• Freetelephoneconference.com et freeconference.com (réunion téléphonique)
• Lisa Dee a créé un compte pour les appels et elle partagera le lien vers Doodle par courriel pour fixer la première rencontre. Ceux qui préfèrent ne pas utiliser Doodle peuvent appeler Lisa en composant le numéro indiqué sur notre feuille d’inscription.
• Désirons-nous créer une présentation PowerPoint? (Françoise s’est proposée.)
  • Créer les documents pour distribution
  • Préparer la présentation PowerPoint pour l’animateur de l’atelier
  • Les fichiers deviendront la propriété intellectuelle de la Région 6
• À faire : lisez les règlements de votre groupe, prenez note des questions qui vous viennent à l’esprit, comparez les dispositions aux règlements de la Région ou du congrès des Services mondiaux (WSBC) et envoyez vos questions à Lisa Dee, qui les rassemblera et nous les fera parvenir.

 

Projets et délais :

• Lisa D. s’occupera des détails relatifs aux téléconférences
• Dorothy et Delyn coprésideront
• Les rencontres auront lieu au besoin, par téléconférence (un membre du comité n’est pas disponible les dimanches)
• Évitez de porter des jugements, présumez que les intentions des autres sont de bonne foi, soulevez des préoccupations et demandez des explications. Toutes les opinions sont les bienvenues.

 

COMITÉ DES CONGRÈS

Présidente du comité : Lynda B.

Secrétaire du comité : Nancy K.

 

Questions examinées pendant la réunion :

• Congrès 2018 : Besoin de présidents pour le congrès 2018. Chick et Karin sont prêts à envisager une coprésidence en 2018. Ils essaieront de trouver le meilleur endroit pour planifier et organiser le tout. Une proposition concernant le congrès 2018 doit être présentée à l’Assemblée d’automne.
• 2017 Congrès : trois tâches à réaliser sur le site Web en vue du congrès
  • Inscription en ligne sur Ticket Leap
  • Achat du plan alimentaire
  • Enregistrement auprès de l’hôtel par l’entremise du site Web d’OA pour obtenir le tarif réduit
• Participation prévue à ce jour : 306 inscriptions au congrès, 5 banquets et 54 plans alimentaires
• Réservations d’hôtel sur le site Web pour louer une chambre au tarif habituel de 139 $. Les chambres de luxe coutent 159 $.
• L’inscription coute 50 $ CA, le banquet, 50 $ CA et le plan alimentaire (incluant le banquet) coute 180 $ CA. Si vous ne prenez pas le plan alimentaire, vous pouvez réintégrer la salle après le repas pour écouter les conférenciers.
• Si vous voulez soumettre un fichier sonore pour la conférence principale, veuillez l’envoyer à Chuck, président du congrès. Il nous faut quatre présentateurs principaux. Les soumissions sont acceptées jusqu’au 22 avril. Vous devez être inscrit pour soumettre un fichier sonore.

 

Décisions :

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• Chuck et Karin essaieront de trouver le meilleur endroit pour planifier et organiser le congrès.

 

Projets et délais :

• Le comité des congrès visitera les lieux le 28 mai.
• Lynda demandera à une personne de s’occuper de la décoration. Tous les présidents de comité ont été désignés.
• L’inscription doit se faire avant le 15 aout pour avoir droit au tarif réduit de 50 $. Voir les prospectus pour obtenir des précisions sur les tarifs des chambres, etc.
• Si vous voulez faire du bénévolat, suivez le lien qui vous a été envoyé sur confirmation de leur inscription; vous pourrez alors signifier le service de votre choix.

 

COMITÉ DES FINANCES

Présidente du comité : Lyn C., trésorière de la Région 6

Liaison des finances : Connie

 

Questions examinées pendant la réunion :

• Objectifs atteints depuis la dernière Assemblée :
  • OBJECTIF 1 : Réduire le nombre de données inconnues dans le rapport des contributions : accompli
    • Comment? Travail d’équipe; 5 téléconférences depuis la dernière Assemblée.
    • Création d’un formulaire de contribution à jour précisant aux membres les renseignements dont nous avons besoin.
    • Demander de l’aide au besoin; la liaison fait son possible pour fournir les renseignements manquants.
  • OBJECTIF 2 : Permettre aux membres canadiens de faire des dons en ligne : accompli
    • Comment? Collaboration avec le coordonnateur du site Web pour trouver une meilleure façon d’utiliser PayPal.
  • OBJECTIF 3 : Mettre à jour les règlements; propositions présentées – Connie
  • OBJECTIF 4 : BUDGET et PowerPoint
• Il manque plusieurs «?éléments?» dans le guide des politiques et procédures.
• On pourrait fortement recommander aux intergroupes de participer.
• Que peut-on offrir aux petits intergroupes? Comment créer un budget?

 

Décisions :

• Créer un prospectus téléchargeable à partir du site Web.

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• Politiques et procédures sur les chèques sans provision – Pat et Char
• Description, politique et procédure relative à la liaison des finances – Connie et Sue
• Procédure de demande liée au budget – Dan et Jay
• Page Web des finances – tous les membres du comité
• Règlements – Lyn

 

Projets et délais :

• Téléconférence le 4e mercredi de chaque mois à 19 h 15

COMITÉ DES INTERGROUPES ET DE LIAISON (IGOR)

Président du comité : Don

Secrétaire du comité : Cheryl Y.

 

Questions examinées pendant la réunion :

• Atelier pour les membres du conseil d’un intergroupe
  • Finir l’organisation de l’atelier de Rochester
  • Organiser l’atelier de Toronto (premières étapes)
  • Partager les idées des intergroupes et les leçons apprises lors des ateliers pour membres du conseil d’un intergroupe

 

Décisions :

• Les noms et renseignements exacts seront transmis à Wayne d’ici le 21 avril en prévision de la formation à Rochester.
• Trouver une liaison au Canada pour travailler auprès du comité du congrès et déterminer le nombre de membres d’intergroupe qui participeront à l’atelier de Toronto.

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• Déterminer qui ira à l’atelier pour membres du conseil d’un intergroupe de Rochester et à celui de Toronto.

 

Projets et délais :

• Créer et distribuer le prospectus pour l’atelier de Toronto.
• Trouver une liaison au Canada pour travailler auprès du comité du congrès et déterminer le nombre de membres d’intergroupe qui participeront à l’atelier de Toronto.

 

RAPPORT DU COMITÉ D’INFORMATION PUBLIQUE (IP)

Présidente du comité : Claire M (intergroupe Nassau County)

Secrétaire : Robin H. (intergroupe Central Maine)

 

Questions examinées pendant la réunion :

• La présidente intérimaire a été élue. L’élection du président pour l’année complète aura lieu à l’Assemblée d’automne.
• Lecture des politiques et de l’objet du comité pour expliquer l’objet de l’IP.
• Discussion sur la création du formulaire de proposition d’IP; les instructions pour remplir le formulaire; et la présentation d’information suivant les Blitz par des membres qui font partie du comité depuis l’année dernière.
• La procédure sur l’octroi de financement de l’IP doit être clarifiée du début à la fin. Le comité devra s’atteler à la tâche au cours des mois à venir pour que les intergroupes aient accès à des directives simples. On pourra ainsi clarifier les rôles et faciliter la communication entre les intergroupes, le conseil d’administration de la R6 et le comité d’IP.

 

Décisions :

• L’utilisation de la demande de Blitz actuelle a été approuvée par le comité et doit être soumise à l’approbation du conseil de la R6 en juin. Une fois approuvée, elle pourra être téléchargée par les intergroupes sur le site Web.
• Le formulaire actuel pour rapporter les résultats d’un blitz au comité d’IP gagnerait à être révisé avant d’être présenté au conseil d’administration. Le comité pourrait aussi proposer le formulaire sous forme de PDF dynamique.
• À titre de mentor du conseil de la R6, devra être incluse dans les communications électroniques pour aider la présidente du comité d’IP à assurer la fluidité des communications et à rester au courant de toutes les demandes de blitz et de leur état.

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• La présidente enverra à tous les membres un lien vers l’outil ZOOM, permettant les vidéoconférences et téléconférences entre les Assemblées.
• Deux sous-comités ont été formés pour revoir le document de procédures et le formulaire de suivi.
• Susan enverra aux membres du comité le feuillet promotionnel d’IP et des parties des politiques, des procédures et des règlements de la R6 relatives à l’IP.

 

Projets et délais :

• Nance et Sharon commenceront la révision et la simplification des procédures et créeront un diagramme.
• Kara et Claire M. (NH) continueront de travailler sur le formulaire de suivi de blitz. Le comité mettra la dernière main à ses recommandations d’ici la prochaine réunion, de façon à ce que le formulaire puisse être soumis à l’approbation du conseil.
• La téléconférence ou vidéoconférence aura lieu le 18 mai à 19 h.

 

COMITÉ DE LA DOUZIÈME ÉTAPE À L’INTÉRIEUR DU MOUVEMENT

Présidente du comité : Jeanette S.b

Secrétaire du comité : Pauline S.

 

Questions examinées pendant la réunion :

• Révision par le comité entier des éléments suivants : manuel, objectifs, défis, idées, mesures prenant en compte la diversité du groupe, dont les athées, les moyens pour rejoindre les gens de l’extérieur, les groupes minoritaires, le format des réunions y compris l’énoncé sur la diversité.

 

Décisions :

• Nous avons reçu 1000 $ à allouer aux ateliers dans notre budget. Nous créerons un formulaire de demande de subvention que nous afficherons sur le site Web de la Région 6.
• Création d’un sous-comité sur l’unité et la diversité rassemblant plusieurs personnes, qui ont formé leur propre groupe de discussion.

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• Créer une demande de subvention pour que les groupes puissent demander du financement pour les ateliers de retour au groupe (Welcome Back).
• Dresser une liste de 5 raisons qui pourraient justifier la tenue d’un atelier de retour.
• Créer un plan de cours modèle pour la formation de retour.
• Faire les appels le 12 du mois.
• Revoir la documentation d’OA sur la 12e étape au sein du mouvement et sur les rechutes.

 

Projets et délais :

• Kelly nous enverra son modèle des ateliers de retour (Welcome Back).
• Afficher le feuillet sur les appels téléphoniques sur le site Web de la Région 6.
• Revoir la documentation d’OA le retour au groupe et les rechutes.

COMITÉ DU SITE WEB ET DES PUBLICATIONS

Président : Adam

Secrétaire : Jen W.

 

Questions examinées pendant la réunion :

• Le comité ne dispose pas de procédures qui lui sont propres. Nous avons décidé de nous fonder sur les procédures générales utilisées par les autres comités, et nous travaillerons sur une version plus spécifique à notre comité d’ici la prochaine Assemblée.
  • Nous avons choisi les trois éléments suivants :
    • Les réunions ont lieu à chaque Assemblée régionale, à la discrétion du président.
    • Le président est désigné par un vote majoritaire du comité à l’Assemblé d’automne.
    • Les membres du comité auront l’occasion de partager leurs idées et de faire part des besoins de leur secteur.
• George a proposé de s’assurer que toute l’information pertinente soit affichée sur le site Web en temps opportun.
• Prise des présences
• Téléconférences : Nous faisons une ou deux téléconférences entre les Assemblées. La prochaine aura lieu le 11 juin à 10 h 30.
• Feuillet du congrès en français : Si le comité des congrès de la R6 souhaite recevoir de l’aide quant à la traduction de documents, nous pouvons leur transmettre les coordonnées de la traductrice professionnelle avec qui nous faisons affaire.
• Points saillants de l’Assemblée
  • Notes : Andrew prendra les notes.
  • Compilation : Mike compilera les notes pour rédiger les points saillants de l’Assemblée.
• Planification des ateliers : Nous animons l’atelier de cet après-midi, alors nous avons discuté du déroulement de l’activité.
  • Le comité s’est séparé en petits groupes.
  • Présentation du site Web – George (15 minutes)
  • Chasse au trésor : George se présente devant la foule et deux membres du comité se déplacent dans la salle avec des microphones pour faire entendre les questions et les commentaires de l’auditoire (25 minutes).
• Traduction du site Web de la R6
  • Carmen s’est jointe à nous via Skype. Carmen révise la version francophone du site. D’abord, Carmen traduira ce qu’elle peut, puis elle examinera le site OA.org pour voir le contenu traduit qui pourrait être intégré à notre site. Puis, si nous avons besoin d’un financement supplémentaire, nous en ferons la demande d’ici le 1er novembre, date à laquelle nous aurons besoin d’une estimation détaillée des couts.
  • D’ici la mi-octobre, Carmen donnera à George les renseignements nécessaires (notamment le compte de mots) pour obtenir un devis relativement à la traduction.
  • Sophie est la traductrice professionnelle à qui nous avons recours
  • À traduire : procès-verbal approuvé de l’Assemblée du printemps 2016, lettre de Debbie et lettre de Karin. Une fois traduits, les documents seront transmis à Carmen pour relecture, après quoi nous pourrons publier le tout sur le site Web.
• Discussion sur le nom du comité : Devrions-nous modifier notre nom pour intéresser un plus grand nombre de personnes en leur faisant savoir que nous nous occupons de l’écriture du contenu du bulletin, et non pas seulement de la maintenance du site Web?? Nos politiques et nos procédures reflèteront cette précision. George en glissera un mot dans son rapport sur la réunion d’aujourd’hui, qui a eu lieu lors de l’Assemblée.

 

COMITÉ DU SITE WEB ET DES PUBLICATIONS (suite)

 

Décisions :

• Nous demanderons à Mike C. de terminer la rédaction des points saillants de l’Assemblée d’ici le 15 avril 2017.
• Nous ferons une téléconférence le 11 juin.
• Nous travaillerons sur les politiques et les procédures du comité jusqu’à la prochaine Assemblée.

 

Objectifs ou actions à réaliser d’ici la prochaine Assemblée :

• Publier les points saillants de l’Assemblée d’ici le 22 avril 2017.
• Demander au conseil d’administration d’approuver les points saillants de l’Assemblée d’ici le 20 avril 2017.
• Demander à Mike C. de terminer la rédaction des points saillants de l’Assemblée d’ici le 15 avril 2017.
• Téléconférence : 11 juin.
• Créer les politiques et les procédures de notre comité d’ici la prochaine Assemblée.

 

Projets et délais :

• D’ici la mi-octobre, Carmen donnera à George les renseignements nécessaires (notamment le compte de mots) pour obtenir un devis relativement à la traduction.
• Carmen relira les traductions de Sophie pour qu’elles puissent être publiées sur le site Web.
• Il nous faut publier les lettres de Karin et de Debbie qui datent des Assemblées du printemps 2016 et de l’automne 2016 sur le site Web. Jen collaborera avec George pour publier les lettres.
• Adam enverra le numéro de téléphone de la téléconférence aux participants avant le 11 juin.
• Adam communiquera avec Debbie et Karin cette semaine pour leur demander leurs lettres. Nous leur demanderons de nous les transmettre d’ici le 3 juin.
• Nous aurons besoin d’avoir reçu les procès-verbaux non approuvés de la part de Susan d’ici le 3 juin. Adam en fera la demande.
• Jen demandera au comité des publications Metro NYC de relire le procès-verbal non officiel et les lettres de Debbie et de Karin.
• Carmen et Adam travailleront ensemble pour créer la structure provisoire des politiques et des procédures de notre comité.
• Nous enverrons nos politiques et nos procédures au conseil avant la prochaine Assemblée.
• Carmen demandera à Dominique (même intergroupe que Carmen) de traduire les points saillants de l’Assemblée vers le français. Si elle ne veut pas le faire, George demandera à Sophie de les traduire. Carmen enverra le procès-verbal non approuvé à Dominique pour qu’elle puisse décider si elle peut les traduire.